Jak wybrać idealne miejsce na konferencje?
Branża eventowa w Polsce z roku na rok coraz mocniej się rozwija. Jeśli masz zamiar zorganizować konferencję, na którą przyjadą goście nie tylko z Polski, lecz również z zagranicy to warto mieć na uwadze kilka bardzo ważnych kwestii. Pod uwagę trzeba wziąć lokalizację, rodzaj budynku czy chociażby nocleg oraz wyselekcjonowany catering. Jak zatem wybrać idealne miejsce na konferencje? Podpowiadamy.
Idealne miejsce na konferencje a lokalizacja
Lokalizacja, w której zdecydujesz się zorganizować konferencję, nie jest bez znaczenia. Jeżeli uczestnicy Twojego wydarzenia w większości pochodzą z miasta, w którym się ono odbywa, dostęp do lotniska czy dworca kolejowego nie będzie miał zbyt dużego znaczenia. Większość zaproszonych najprawdopodobniej dotrze własnymi środkami transportu. Jeżeli natomiast chodzi o organizację eventu o charakterze ogólnopolskim lub międzynarodowym, spodziewaj się gości z różnych zakątków Polski, a nawet i świata.
W takiej sytuacji bliskość lotniska jest kluczowa. Miej na uwadze, że większość zagranicznych gości przyleci samolotem, zaś podróżni z innych miast wybiorą własne auta lub kolej. Dlatego odległość obiektu od dworca także ma znaczenie.
Jaki rodzaj budynku będzie najlepszy na konferencje?
Istotna jest rezerwacja miejsca, w którym odbędzie się konferencja. Możesz wybierać spośród obiektów takich jak: hotel na konferencje, centrum konferencyjne czy restauracja z prywatnymi salami. Twój wybór miejsca powinien być podyktowany nie tylko charakterem spotkania, ale także kwestiami wizerunkowymi. Dla jednych organizatorów ważny jest prestiż i zaprezentowanie finansowych możliwości marki, dla innych aura profesjonalizmu.
Jeśli poszukujesz miejsca na konferencję, zwróć uwagę, czy upatrzony przez Ciebie lokal dysponuje udogodnieniami w postaci ekranu, projektora czy systemu nagłaśniającego. Przydadzą się one do prezentacji m.in. wyników, rocznych planów, strategii czy podsumowań.
Nocleg i catering - jakie miejsca będą dobre?
Jeśli zdecydujesz się na wybór hotelu, ważne będzie, aby zapewnić swoim pracownikom odpowiednio komfortowy nocleg. Musisz odpowiednio wcześniej potwierdzić listę przybycia i na jej podstawie zarezerwować miejsca noclegowe w hotelach, możliwie blisko sali konferencyjnej. Podobnie będzie z cateringiem, który powinien być obowiązkowy na liście. Dobrze, aby pracownicy mieli dostęp do różnego rodzaju potraw. Warto także, aby każdy mógł znaleźć w nim coś dla siebie – zarówno wegetarianie, osoby nietolerujące laktozy, jak i cała reszta uczestników.
