Jak zweryfikować przyszłego kontrahenta?

Zaufanie wśród partnerów biznesowych jest niezwykle ważne, jednak zawsze warto najpierw sprawdzić kontrahenta, z którym chcemy podjąć współpracę. Jako przedsiębiorcy, do współpracy powinniśmy zawsze wybierać tylko zweryfikowane i rzetelne podmioty.

Jak sprawdzić firmę i uniknąć przykrych konsekwencji związanych z jej upadłością lub niewypłacalnością? Sprawdź koniecznie!

Jak sprawdzić firmę, z którą chcemy współpracować i dlaczego warto to zrobić?

Jeżeli decydujesz się na podjęcie współpracy biznesowej z kontrahentem, którego jeszcze nie znasz, bezwzględnie musisz go zweryfikować, a tym samym, zabezpieczyć interesy swojej firmy. Dlaczego to takie ważne? Ponieważ może okazać się, że wydasz pieniądze na dobra lub usługi, których nigdy nie otrzymasz. Natomiast jeżeli wcześniej nie sprawdziłeś informacji o działalności gospodarczej lub spółce, z którą chcesz podjąć współpracę i okaże się, że dany podmiot nie istnieje, odzyskanie należności może być niezwykle trudne.

Podobne ryzyko towarzyszy podpisywaniu umów z nowymi kontrahentami, których firmy są niewypłacalne albo znajdują się na skraju upadłości. Takie podmioty nie będą w stanie uregulować swoich zobowiązań. Duże znaczenie ma więc informacja o wszczęciu postępowania upadłościowego.

Sprawdzenie informacji na temat danej firmy jeszcze przed podjęciem współpracy powinno być więc pierwszym, o czym pomyślimy przed podpisaniem umowy.

Sprawdzanie i weryfikacja informacji na temat firmy

Jak już wiemy, dokładna weryfikacja potencjalnych kontrahentów to podstawa. Jeżeli posiadasz dane firmy, możesz skorzystać z oficjalnych rejestrów online.

Gdy dany przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą lub należy do spółki cywilnej, przed rozpoczęciem współpracy, sprawdź informacje na jego temat w CEIDG. Jeżeli podmiot ten jest partnerem w przedsiębiorstwie prowadzonym w formie spółki handlowej, po informacje o nim warto sięgnąć do Krajowego Rejestru Sądowego. W przypadku, gdy chcesz zweryfikować spółkę cywilną, oprócz CEIDG, możesz skorzystać także z rejestru REGON.

Krajowy Rejestr Sądowy

W rejestrze tym możesz wyszukać nie tylko spółki handlowe (spółka partnerska, z ograniczoną odpowiedzialnością, jawna, komandytowa, akcyjna, komandytowo-akcyjna), ale również fundacje i stowarzyszenia.

Z wyszukiwarki można skorzystać na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości. Przed rozpoczęciem wyszukiwania trzeba zaznaczyć opcję „przedsiębiorcy” oraz wprowadzić podstawowe dane np. numeru KRS potencjalnego kontrahenta, Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP), REGON lub dane podmiotu i adres firmy. Im więcej danych znasz, tym łatwiej będzie sprawdzić firmę.

Wyszukiwarka ta daje nam dostęp do takich informacji jak przedmiot działalności spółki, dane spółki, informacje o członkach zarządu oraz do wiedzy o formie prawnej spółki czy danych dotyczących wpisu do rejestru, wykreślenia z rejestru, zawieszenia działalności lub jej wznowienia.

Aby wyświetlić dokładniejsze dane, należy pobrać pełny wydruk Dzięki temu mamy dostęp do szerszych informacji, m.in. o ewentualnym postępowaniu upadłościowym lub wszczęciu postępowania układowego restrukturyzacyjnego albo naprawczego, a także o przekształceniach, podziałach, połączeniach czy o otwarciu postępowania likwidacyjnego. Dzięki KRS istnieje też dostęp do złożonych sprawozdań finansowych.

Pamiętajmy jednak, że jeżeli wyników wyszukiwania jest ponad 100, wyszukiwarka ich nie wygeneruje. Przykładowo, jeżeli wpiszesz tylko miasto Warszawa, nie wyświetlą się żadne pozycje.

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG)

Sprawdzenie kontrahenta może odbyć się przez rejestr CEIDG. W systemie Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej znajdziemy informacje na temat polskich przedsiębiorców, przez których prowadzona jest jednoosobowa działalność gospodarcza oraz informacje na temat wspólników spółek cywilnych.

Aby znaleźć interesujący cię podmiot gospodarczy, musisz znać jego numer REGON lub NIP albo imię i nazwisko przedsiębiorcy. Z rejestru dowiemy się, czy dane przedsiębiorstwo jest zarejestrowane, czy nie zostało wykreślone z rejestru, a także, czy nie jest zawieszone. Jak znaleźć te informacje? Trzeba wejść na stronę biznes.gov.pl i wypełnić krótki formularz.

Biała lista podatników VAT

Wykaz podatników VAT (białą listę podatników VAT) udostępnia Ministerstwo Finansów. Dzięki temu dokumentowi możemy dowiedzieć się, czy podmiot jest czynnym płatnikiem podatku VAT, niezarejestrowanym, wykreślonym czy może przywróconym do rejestru. W bazie tej znajdziemy też podstawowe informacje o firmie. Aby skorzystać z wyszukiwarki, należy posiadać NIP kontrahenta lub jego REGON albo numer konta i nazwę.

Jeżeli potencjalny kontrahent nie jest czynnym podatnikiem VAT, przedsiębiorca nie ma prawa do odliczania podatku VAT na podstawie wystawionych faktur.

Sprawdzenie firmy w Urzędzie Skarbowym i ZUS-ie

Jeżeli firma, którą sprawdzamy, jest zarejestrowana, kolejnym etapem powinno być sprawdzenie, czy nie zalega ona z podatkami w Urzędzie Skarbowym i ZUS-ie. Złóżmy więc wniosek o wydanie zaświadczenia z Urzędu Skarbowego, z którego dowiemy się, czy dany kontrahent składa deklaracje, czy nie zalega z płatnościami podatków wynikających z deklaracji lub innymi zobowiązaniami. Dokument o stanie rozliczeń można otrzymać jedynie za zgodą potencjalnego partnera biznesowego. Jeżeli chcesz uzyskać informację na temat opłacania składek ZUS, poproś kontrahenta o przedstawienie zaświadczenia.

Krajowy Rejestr Podmiotów Gospodarki Narodowej

Każda osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą oraz każda osoba prawna i spółka cywilna musi posiadać swój własny numer REGON, którym podmiot jest zobowiązany posługiwać się na dokumentach.

W rejestrze REGON znajdziemy m.in. dane na temat spółek cywilnych, w tym nazwę i adres firmy, dane wspólników, numer NIP czy status przedsiębiorcy.

Biura Informacji Gospodarczej

Weryfikacja kontrahenta może odbyć się też przez sprawdzenie go w rejestrze dłużników. W Polsce działa kilka popularnych BIG-ów, m.in. Krajowy Rejestr Długów BIG, Biuro Informacji Gospodarczej InfoMonitor, Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej czy Rejestr Dłużników ERIF.

Takie podmioty gromadzą dane o firmach, które zostały zgłoszone do ich bazy. Kontrahentów zgłaszają banki, instytucje oraz wierzyciele. Biura te działają niezależnie od siebie. Może się więc okazać, że potencjalny klient widnieje w bazie jednego z nich, a w innym go nie znajdziemy.

Kilka lat temu mogliśmy słyszeć też o Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych. Rejestr Dłużników Niewypłacalnych został jednak zlikwidowany (od 2019 wpisy do tego rejestru nie są dokonywane) i zastąpiony Krajowym Rejestrem Zadłużonych.

Coface - sprawdzanie kontrahentów za pomocą informacji handlowej

Samodzielna weryfikacja kontrahentów to jednak żmudne i czasochłonne zadanie. Co więcej, nie zawsze jesteśmy w stanie w pełni zweryfikować danej firmy.

Wywiadownia gospodarcza Coface oferuje gotowe raporty handlowe i rekomendacje dotyczące wiarygodności firm z całego świata. Przekazywana informacja gospodarcza to kompletny zbiór danych o wybranym kontrahencie. Dzięki temu będziemy w stanie ocenić wiarygodność przedsiębiorcy, jego sytuację finansową i moralność płatniczą. Uzyskamy również informację o zdolności kredytowej wybranego podmiotu, która jest kluczowa do bezpiecznego rozwoju biznesu.

Do określenia prawdopodobieństwa upadłości naszego potencjalnego kontrahenta oraz do ocenienia wysokości ryzyka współpracy, wywiadownia używa potężnej bazy rzetelnych danych. Jako globalny i wiodący na rynku polskim ubezpieczyciel, Coface posiada szczegółowe dane o różnych firmach aż ze 160 krajów! Oceny i raporty opierają się o analizę danych organizacyjno-prawnych, danych historycznych, a także na informacjach finansowych i dotyczących wypłacalności oraz na doświadczeniach windykacyjnych. Informacje pozyskane są ze źródeł rządowych, rejestrów otwartych oraz danych i sieci informacyjnych Coface.

Inne sposoby weryfikacji kontrahenta

Informacje, a raczej opinie o prowadzonej działalności gospodarczej czy spółkach znajdziemy też w internecie, na forach internetowych, w mediach społecznościowych, na grupach, np. na Facebooku czy w opiniach i ocenach na Google. Pamiętajmy jednak, że tak pozyskane dane nie zawsze są najwyższej jakości. Media społecznościowe dostarczają nam informacji, których nie jesteśmy w stanie dobrze zweryfikować. Wiele opinii i wpisów może pochodzić od konkurencji. Ponadto internauci mają większą tendencję do wyrażania swojego niezadowolenia, niż do chwalenia. Szukając informacji w internecie, należy zwrócić uwagę na jakość źródła, ilość komentarzy oraz wiarygodność portalu.

Niemniej najlepiej dochować należytej staranności poprzez formalną weryfikację. Wartościową wiedzę o potencjalnym kontrahencie można czerpać z ogólnodostępnych rejestrów lub skorzystać z usług wywiadowni gospodarczych. Największa w Polsce wywiadownia handlowa Coface dostarcza klientom kompletnej oceny zarówno krajowych, jak i zagranicznych podmiotów gospodarczych!