Systemy ERP dla firm – jaki wybrać?

W branży e-commerce ma się też dużą konkurencję, przez co produkcja musi być jak najszybsza. Jak to wszystko ogarnąć? Wystarczy odpowiednie oprogramowanie ERP, które zintegruje wszystkie procesy. Jednak na rynku jest wiele ofert tego narzędzia, przez co decyzja jest trudna. Zapewne zastanawiasz się, na co należy zwracać uwagę przy wyborze. Właśnie z tego artykułu dowiesz się, jak wybrać idealny system ERP.

Co to jest system ERP?

System ERP (ang. Enterprise Resource Planning) jest to system planowania zasobów przedsiębiorstwa. Do jego głównych zadań należy automatyzacja procesów biznesowych i dostarczania kluczowych danych oraz analiz z różnych segmentów firmy.

Szczegółowe informację na temat historii i zalet systemu ERP znajdziesz w naszym artykule "System ERP - Co to? Ile kosztuje? Wszystko co musisz wiedzieć o systemach ERP". Koniecznie się z nim zapoznaj!

Jakie firmy korzystają z ERP?

Z systemu ERP korzystają firmy, które zajmują się produkcją lub/i sprzedażą towarów. Automatyzacja jest w szczególności przydatna przy sprzedaży wielokanałowej, ponieważ umożliwia ona kontrolę nad różnymi procesami. Często można spotkać się z przeświadczeniem, że tego typu oprogramowanie jest dedykowane tylko dla dużych firm. Nie jest to prawda, na rynku możesz znaleźć systemy, które są elastyczne. Wszystko zależy od tego, jakie są zapotrzebowania Twojego przedsiębiorstwa. Systemy ERP często są dzielone na różne pakiety, które różnią się między sobą oferowanymi funkcjonalnościami.

Jaki ERP dla małej firmy?

Zastanawiasz się, czy mając małą firmę opłaca Ci się inwestować w system ERP? Wraz z rozwojem firmy, może przyjść moment, że automatyzacja będzie koniecznością. Przybędzie więcej klientów, przez co na produkcji i w innych działach będzie więcej pracy. Na przykład wyobraź sobie sytuację, gdy nagle z 50 paczek do wysłania na tydzień, wartość ta zmienia się na dzień. Wprowadzenie i rozliczanie zamówień staje się uciążliwie, pracownicy nie nadążają z pakowaniem zleceń, a ich zmęczenie powoduje, że dochodzi do pomyłek przy wysyłce. To powoduje, że zaczynają się sypać zwroty i reklamację. Dlatego warto zastanowić się nad rozwiązaniem, które usprawni cały proces. Zazwyczaj oprogramowanie ERP kojarzy się przedsiębiorcom z wysokimi kosztami, jednak na rynku e-commerce istnieją rozwiązania, które mają ofertę dla mniejszych firm. Na przykład produkt IDEAerp ma pakiet START, który można nabyć już od 349 złotych na miesiąc. W tym pakiecie znajdziesz integracje, m.in. z pakowalniami. Nie musisz też martwić się o wdrożenie systemu ERP, ponieważ w tej cenie masz dostęp do platformy szkoleniowej oraz zapewnione 2 godziny supportu. Jeśli interesuję Cię ten produkt, to zachęcam do zapoznania się z pełną specyfikacją IDEAerp.

Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak usprawnić zwroty i reklamacje w Twojej firmie?Nasz specjalista do spraw marketingu Maks Mielhorski napisał e-book pod tytułem Obsługa zwrotów i reklamacji. Koniecznie zapoznaj się z jego treścią.

Co powinien mieć dobry ERP?

Wdrożenie systemu ERP może stanowić wyzwanie, dlatego przy wyborze zwróć uwagę, czy oferta proponuję odpowiedni support. Dobre oprogramowania ERP, to takie, które odpowiada Twoim potrzebom, dlatego zastanów się nad poniższymi kwestiami:

• ile miesięcznie wysyłasz paczek
• ile potrzebujesz fiskazatorów
• ile potrzebujesz pakowalni
• gdzie zamierzasz sprzedawać swoje produkty (czy tylko na terytorium Polski?)
• czy potrzebujesz dodatkowych integracji z innymi platformami sprzedażowymi, np. z Allegro

Najważniejsze, żeby decyzja była dopasowana do potrzeb Twojego biznesu. Dlatego po określeniu tych celów, będzie można dokonać odpowiedniego wyboru. Przy rozmowach z różnymi firmami, warto też zadań pytanie, w jakim czasie średnio zwracają się koszty u ich klientów. Możliwe też, że mają prezentację, w której przedstawiają, jak ich ERP sprawdza się wsród innych użytkowników.

Jeżeli zastanawiasz się, jakie jeszcze funkcjonalności oferuje system ERP, to zobacz poniższy materiał video z wdrożeniowcem IDEA commerce Bartłomiejem Sikorą, który pokazuje, jak działa kompletacja zamówień z oprogramowaniem ERP.

Jaki system ERP wybrać?

Przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji, określ swoje oczekiwania względem oprogramowania, które chcesz wdrożyć. Odpowiedz sobie na pytanie: "Jaki efekt chcesz uzyskać po wdrożeniu?". Określenie celu pomoże Ci wybrać system ERP, z którego będziesz zadowolony i nie zostaniesz z poczuciem zmarnowanych funduszy. Warto też sprawdzić, jakie opinie ma dany system wśród użytkowników. Może się okazać, że z pozoru dobra oferta ma pewne braki, np. nie ma dobrego wsparcia.

Oprócz tego, miej na uwadze to, że z czasem może Ci się zwiększyć sprzedaż, dlatego dobrze jest wybrać system ERP, który możesz rozwijać funkcjonalności wraz z rozwojem Twojej działalności. Dlatego przy wyborze oprogramowania sprawdź, czy będzie on na tyle elastyczny, żeby zaproponować Ci różne rozwiązania wraz z postępem Twojego biznesu.

Dostawcy

Z pewnością jedną z ważniejszych funkcjonalności dla sklepów internetowych jest kompletna integracja systemu ERP z modułem dostaw. Pełna automatyzacja w nadawaniu i wysyłce Twoich produktów, pomoże Ci zaoszczędzić czas, pieniądze i unikniesz ewentualnych błędów, które mogłyby pojawić się przy ręcznym wypełnianiu danych odbiorcy. Jak działa takie oprogramowanie? Można to opisać na przykładzie produktu IDEAerp – system automatycznie generuje list przewozowy z odpowiednim nadawcą, odbiorcą i adresem dołączenia. Oprócz tego, status przesyłki jest rejestrowany, dzięki czemu użytkownik ma bieżące informacje o tym, gdzie znajduję się paczka i na jakim etapie jest przesyłka. Program ten, pozwala też na:

• zamawianie kuriera
• generowanie dokumentów przewozowych i zbiorczych
• wydruk dokumentów przewozowych
• integracja poprzez API
• lista wysłanych paczek
• śledzenie paczek
• protokoły odbioru

W e-commerce najważniejsze jest, żeby moduł dostaw działał sprawnie, ponieważ pomylone lub zgubione przesyłki zwiększają liczbę reklamacji i zwrotów. Po takich negatywnych doświadczeniach, możesz też mieć pewność, że stracisz klienta. Dlatego szukając odpowiedniego rozwiązania dla automatyzacji dostaw, upewni się, czy spełni ona Twoje potrzeby.

Magazyn

W branży e-commerce poprawne działanie magazynu jest bardzo ważne. Dzięki niemu możliwe jest rzetelne prowadzenie firmy i zarządzanie zasobami, które w niej się znajdują. Wybierając odpowiedni system ERP sprawdź, czy oferuje:

• powiadomienia o bieżącym zapotrzebowaniu na towary – unikniesz tym samym deficytu materiałowego i utrzymasz ciągłość produkcji
• wysyłkę informacji na temat daty ważności produktów
• monitoruje na jakim etapie są zakupy
• ocenia czas dostawy
• segreguje towar na stanie magazynowym
• umożliwia prowadzenie kartotek produktów
• ma automatyczne generowanie dokumentów magazynowych wraz z możliwością dodania własnych
• czy jest aplikacja mobilna dla tego modułu

Wdrożenie systemu ERP znacznie zwiększy wydajność pracy magazynu, dzięki czemu zwiększysz swoje zyski.

Jak nie kupić kota w worku?

Z pewnością same opisy oprogramowania mogą nie być przekonujące, dlatego warto sprawdzić, czy w firmach, od których rozpatrujesz kupno systemu ERP jest możliwość przetestowania programu. Dzięki wersji testowej lepiej poznasz działanie narzędzia i dowiesz się, czy jest dopasowane do Twoich potrzeb.

Zapoznaj się z wersją demo IDEAerp i zobacz, jakie ma możliwości. Sprawdź, czy tego systemu właśnie nie potrzebujesz w swojej firmie.

ERP a CRM

Zarówno system ERP, jak i CRM to są narzędzia, których celem jest poprawa jakości funkcjonowania przedsiębiorstwa. Oba te oprogramowania stanowią dobre uzupełnienie przy prowadzeniu firmy. CRM (ang. Customer Relationship Management) to oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami. Można w nim między innymi tworzyć bazy danych konsumentów. W niejednym systemie ERP możesz znaleźć podobne opcje do zarządzania, które oferuje CRM, np. IDEAerp pozwala na stworzenie bazy klientów.

System ERP w chmurze

Kolejną ważną kwestią jest bezpieczeństwo przetwarzanych danych klientów. Dlatego warto zastanowić się nad wyborem systemu ERP, który będzie w chmurze, ponieważ to rozwiązanie chroni dane użytkowników przed ich utratą. Jest to ochrona przed czynnikami zewnętrznymi, np. gdy wybuchnie pożar w Twojej firmie, możesz mieć pewność, że nie stracisz żadnych informacji. Oprócz tego, systemy ERP, które są w chmurze, oferują wdrożenie dodatkowych zabezpieczeń informatycznych, które mają na celu uchronić Ciebie przed cyberatakami.

Mając oprogramowanie w chmurze, zmniejszasz też dodatkowe koszty, ponieważ nie trzeba inwestować w samodzielną rozbudowę infrastruktury serwerowej.

Jak być na bieżąco z informacjami?

W branży e-commerce cały czas następuje dynamiczny rozwój, dlatego ważne jest, żeby być na bieżąco z trendami i wiedzieć, co nowego zostaję wprowadzone w zakresie technologicznym. Z pewnością łatwo pogubić się, gdy w siedzi wprowadzanych jest tyle różnych rozwiązań i wszystkie zapewniają, że są koniecznością do prawidłowego zarządzania pracą w firmie. Dlatego zachęcam Ciebie do śledzenia naszego bloga oraz kanału na YouTubie, na którym wstawiane są szkolenia i webinary. Znajdziesz tam dużo informacji na temat e-commerce.

Podsumowanie

Wiesz już na jakie rzeczy należy zwracać uwagę, przy wyborze odpowiedniego systemu. Jeżeli wybierasz po raz pierwszy oprogramowanie do automatyzacji, to zachęcam Ciebie, żebyś zapoznał się z materiałem video, w którym ekspert od e-commerce Piotr Szczypiorski opowiada, jak wprowadzić automatyzację w sprzedaży internetowej.

Najczęściej zadawane pytania:

Czy potrzebny jest jakiś specjalny sprzęt do wdrożenia ERP'a?

System ERP działa w oknie przeglądarki, dlatego potrzebujesz tylko komputera lub urządzenia mobilnego z dostępem do internetu.

Jak nauczyć się obsługiwać system ERP?

Czytając różne oferty systemów ERP, z pewnością zauważysz, że dane pakiety zawierają też wdrożenie, wsparcie, a w poszczególnych ofertach znajdziesz nawet dostęp do platformy e-learningowe.

Czy muszę wydać sporo pieniędzy na profesjonalne oprogramowanie do automatyzacji?

Ceny systemów ERP są różne, wszystko zależy od funkcjonalności, jakie są Ci potrzebne. Jeżeli masz mniejsze potrzeby, to nie warto inwestować w ERP'a, który ma w ofercie możliwości, z których nie będziesz korzystać. Na przykład w IDEAerp dzieli się na 4 pakiety, dzięki czemu zarówno mała, jak i większa firma znajdzie coś dla siebie.