Kasy fiskalne dla lekarzy – co wybrać?

Kasy fiskalne dla lekarzy – obowiązek ewidencjonowania sprzedaży

Większość lekarzy oprócz świadczenia usług w ramach kontraktu z NFZ prowadzi także gabinety prywatne. Opieka medyczna na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych wymaga posiadania oraz wykorzystania kasy fiskalnej przez lekarza. Wymóg ten jest niezależny od osiąganego obrotu, zwolnienia z VAT czy specjalizacji. Kasa fiskalna musi być stosowana także przez weterynarzy albo osoby prowadzące wizyty w domach swoich pacjentów.

Dodatkowo od 1 lipca 2021 r. lekarze objęci są koniecznością stosowania kas fiskalnych online. Takie urządzenia przesyłają informacje o paragonach, raportach i innych wydrukach bezpośrednio do CRK, czyli Centralnego Repozytorium Kas za pośrednictwem połączenia z internetem. Dane są następnie przechowywane w Ministerstwie Finansów.

Odpowiednia kasa fiskalna dla lekarza – na co zwrócić uwagę przy zakupie?

Niezależnie od tego, czy to kasa fiskalna dla lekarza, sprzedawcy czy kelnera - powinna ona być dopasowana do specyfiki branży. Nawet niewielkie różnice w modelach urządzeń mogą decydować o wygodzie codziennej pracy. Dobrze dobrany sprzęt umożliwia spełnienie ustawowego obowiązku ewidencjonowania, ułatwia działania związane ze sprzedażą, a także pozytywnie wpływa na zaufanie pacjentów, warto więc dokładnie przeanalizować ten zakup. Na jakie cechy kasy fiskalnej powinni zwrócić uwagę lekarze?

• Sposób połączenia z CRK – ze względu na to, że obecnie lekarze muszą zaopatrzyć się w kasy fiskalne online, warto wybrać model, który łączy się z siecią za pomocą GSM/GPRS. Dzięki temu sprzęt funkcjonuje niezależnie od sieci lokalnej i nie zrywa połączenia. Każde zerwane połączenie z CRK oznacza bowiem dodatkowo płatną konfigurację przeprowadzoną w serwisie kas lub mozolne wpisywanie hasła przy połączeniu typu WiFi.
• Długość wiersza (nazw usług) – nazwy świadczonych usług drukowane na paragonie muszą być jednoznaczne, czyli zamiast „usługa medyczna”, należy stosować pozycje takie jak „konsultacja gastrologiczna” lub „lakierowanie zębów stałych”. W urządzeniach do ewidencjonowania sprzedaży długość nazw usług jest ograniczona, warto więc wybrać model umożliwiający wpisanie określoną liczbę znaków.
• Programowalne przyciski – taka funkcja znacznie ułatwia pracę z kasą fiskalną – wystarczy przypisać najczęściej świadczone usługi medyczne do danego przycisku i błyskawicznie wystawić paragon. 

• System kasowy – warto rozważyć zakup kasy fiskalnej online, która umożliwia podłączenie dodatkowych urządzeń, np. terminala płatniczego dla usprawnienia procesu płatności. Aby sprzęt odpowiadał potrzebom lekarza, trzeba wcześniej przeanalizować system urządzeń potrzebnych w gabinecie.

• Rodzaj klawiatury – wbrew pozorom typ klawiszy w kasie fiskalnej dla lekarza jest bardzo ważny, ponieważ powinien umożliwiać szybką dezynfekcję sprzętu. Z tego względu warto postawić na klawiaturę dotykową (ekran dotykowy) albo spłaszczoną – membranową. 

• Wielkość bazy towarowej – w zależności od liczby świadczonych usług trzeba dobrać urządzenie o odpowiedniej wielkości bazy towarowej. Modele dostępne na rynku obsługują nawet kilkadziesiąt tysięcy różnych produktów – lekarze programują zazwyczaj niewiele pozycji, zatem lepiej jest wybrać tańszy sprzęt o ograniczonej bazie PLU.

Mobilna kasa fiskalna dla lekarza

Lekarze świadczący prywatne usługi w domach pacjentów powinni wyposażyć się w mobilne kasy fiskalne online. Dołączony akumulator umożliwia bezproblemowe działanie urządzenia, które pracuje niezależnie od zasilania sieciowego. Przed zakupem należy sprawdzić wytrzymałość akumulatora oraz wielkość i ciężar sprzętu. Taka kasa mobilna sprawdza się również w gabinetach, w których zdarzają się przerwy w dostawie energii elektrycznej.

Jak zaprogramować kasę fiskalną dla lekarza?

Kasa fiskalna dla lekarza powinna być intuicyjna, jednak jej programowanie trzeba powierzyć specjalistom. Zakup urządzenia u sprawdzonego dystrybutora oznacza wsparcie techniczne w zakresie instalacji oraz programowania. Oprócz tego doradcy klientów przeprowadzają szkolenia z użytkowania sprzętu, a serwisanci troszczą się o wymagane prawnie przeglądy okresowe oraz serwis kasy fiskalnej.

Ile kosztują kasy fiskalne dla lekarzy?

Proste urządzenia do ewidencjonowania sprzedaży w gabinetach lekarskich wcale nie muszą być drogie – wysokimi cenami zazwyczaj cechuje się sprzęt dla dużych punktów obsługowych np. hurtowni farmaceutycznych lub aptek. Z tego względu nie warto przy wyborze kasy dla lekarza kierować się wyłącznie wysoką ceną. Tańsze modele z pewnością będą wystarczające dla prywatnej praktyki, a najpewniejszym wyborem są zawsze kasy fiskalne ze średniej półki cenowej. Kosztują one około 1490 złotych netto.

Na pewno nie warto decydować się na odkupienie od kogoś używanego urządzenia. Kasy fiskalne z drugiej ręki wymagają dodatkowo wymiany modułu fiskalnego wraz z numerem NIP pierwszego posiadacza. Taka operacje często kosztuje nawet połowę ceny nowej kasy fiskalnej, a ponadto zakup używanego sprzętu pozbawia prawa do ulgi za ten wydatek (w wysokości nawet do 700 złotych). Z tego względu o wiele lepiej jest kupić nową kasę fiskalną.

Ulga na kasę fiskalną dla lekarza

Tak jak inni przedsiębiorcy, lekarze posiadający kasę fiskalną online mogą skorzystać z ulgi na zakup takiego sprzętu. Zwrot kosztów przysługuje zarówno czynnym podatnikom VAT, jak i „nievatowcom”, jeśli:

• działalność jest objęta obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej i rozpoczęto ewidencjonowanie na kasie fiskalnej online;
• działalność nie została objęta obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży, ale podatnik rozpoczął prowadzenie sprzedaży na rzecz osób prywatnych i rozpoczął ewidencję przez kasę fiskalną online.

Odliczenia trzeba dokonać w pliku JPK_V7. Zwrot można uzyskać w okresie, kiedy rozpoczęto rejestrowanie sprzedaży na kasie fiskalnej online lub później. W przypadku podatników VAT zwolnionych („nievatowców”) ulgę rozlicza się na podstawie wniosku złożonego do urzędu skarbowego (najwcześniej w miesiącu następującym po miesiącu, w którym zaczęto rejestrację sprzedaży na kasie online).