Organizacja imprez firmowych - od pomysłu do realizacji
Wydarzenia firmowe w ostatnich latach stały się bardzo popularne. Ich organizację coraz częściej powierza się profesjonalistom, aby zapewnić uczestnikom najwyższy poziom zadowolenia. Wigilia firmowa, wyjazd integracyjny i konferencja branżowa wymagają odmiennych przygotowań. Doświadczony event manager wie, jak powinna wyglądać organizacja imprez firmowych w poszczególnych okolicznościach. Dysponuje również rozbudowaną siecią kontaktów zawodowych, które umożliwiają mu stworzenie niezapomnianego wydarzenia i zrealizowanie celu klienta.
Organizacja imprez firmowych zaczyna się od briefu
Organizacja imprez dla firm jest dziś gałęzią, w której specjalizują się pracownicy agencji eventowych. Wiedzą, jak podejść do tego zadania, uwzględniając potrzeby klienta i preferencje zespołu. Wszystko zaczyna się od briefu, czyli dokumentu, który określa założenia planowanego wydarzenia oraz przewidziany na ten cel budżet.
Inkluzywny scenariusz imprezy firmowej, który uwzględnia potrzeby klienta i pracowników
Event manager najpierw tworzy scenariusz imprezy firmowej. Uwzględnia w nim wszystkie istotne kwestie. Bierze pod uwagę nie tylko oczekiwania klienta, ale także jego pracowników. Wydarzenie nie powinno wywoływać dyskomfortu wśród członków zespołu. Jeśli pracownicy nie przepadają za uroczystościami formalnymi, to wystawny bal nie spełni swojej integracyjnej funkcji. Z kolei wspólny wypad na kręgle czy na strzelnicę sportową może okazać się godnym uwagi rozwiązaniem.
Profesjonalne szkolenie znajdziesz na stronie: https://emtg.pl/skuteczny-briefing/
Przygotowanie kosztorysu eventu firmowego
Organizowanie imprez firmowych obejmuje nie tylko scenariusz eventu, ale też przygotowanie jego kosztorysu. Należy przedstawić koncepcję oraz planowane koszty klientowi, a gdy zaakceptuje on złożoną propozycję, podpisać umowę.
Wydarzenia firmowe warto planować z wyprzedzeniem
Zaleca się, aby wydarzenia firmowe planować z większym wyprzedzeniem. Organizator imprezy musi bowiem znaleźć stosowny lokal. Tego rodzaju eventów nie przeprowadza się w firmie, ponieważ to miejsce kojarzy się z oficjalnymi kontaktami zawodowymi. Nie pozwala pracownikom na relaks. Ponadto członkowie zespołu muszą mieć czas, aby znaleźć opiekę dla swoich dzieci i zwierząt domowych.
Organizacja imprez dla firm to współpraca z podwykonawcami
Event manager nie tylko szuka odpowiedniego lokalu, ale też nawiązuje umowy z podwykonawcami i nadzoruje ich pracę. Zapewnia uczestnikom wydarzenia m.in. odpowiedni catering, dobiera go, uwzględniając potrzeby członków zespołu. Dziś, kiedy wiele osób znajduje się na diecie bezglutenowej, bezmlecznej i wegetariańskiej, nie wolno z góry narzucać wszystkim jednego menu.
Dodatkowe atrakcje podczas imprez firmowych
Organizacja imprez firmowych coraz częściej opiera się na licznych atrakcjach - pokazach barmańskich, analizie kolorystycznej i rozwiązywaniu zadań w pokojach zagadek. Manager eventu nawiązuje współpracę z innymi specjalistami, przez co gwarantuje uczestnikom wydarzenia niezapomniane przeżycia.
Rozliczenie eventu z klientem
Po tym, jak wydarzenie firmowe dobiegnie końca, manager eventu rozlicza się z klientem, przedstawiając mu dokumentację poniesionych kosztów. Warto zadbać o zadowolenie zleceniodawcy oraz uczestników. Organizowanie imprez firmowych ma dziś charakter cykliczny. Jeden udany event zwiększa prawdopodobieństwo zaangażowania w kolejny. Umożliwia zyskanie stałego klienta i źródła dochodu.
Szkolenie z organizacji imprez
Zainteresowała Cię organizacja imprez dla firm? Skorzystaj z doświadczenia specjalisty w branży i weź udział w szkoleniu. Podczas niego dowiesz się, jak w praktyce wygląda planowanie i zarządzanie projektem eventowym. Poznasz najnowsze trendy w branży i zyskasz sporo inspiracji.
