Jak wybrać system EDI?

Twoi partnerzy biznesowi już korzystają z EDI? Chcesz usprawnić procesy i zoptymalizować łańcuch dostaw? To tylko niektóre powody, aby rozważyć wdrożenie elektronicznej wymiany danych. Pytanie nie brzmi więc, czy warto to zrobić, ale jaki system EDI wykorzystać. Poznaj elementy, które mogą wpłynąć na Twoją decyzję.

EDI, czyli elektroniczna wymiana danych, jest systemem, który umożliwia bezpośrednie, zautomatyzowane przesyłanie dokumentów biznesowych między systemami informatycznymi. Jest on wykorzystywany w kanałach B2B i B2G na całym ś wiecie. Korzystanie z niego może przełożyć się na usprawnienie komunikacji w całym łańcuchu dostaw: jej przyspieszenie oraz poprawę dokładności i efektywności.

Wdrożenie komunikacji EDI może pomóc Twojej firmie się rozwijać – tak na rynku krajowym, jak i międzynarodowym. Dobrze wybrany system przełoży się na:

• błyskawiczną integrację z sieciami handlowymi w kraju i za granicą;
• automatyzację procesów B2B, także np. z uwzględnieniem walidacji danych, translacji formatów czy monitoring biznesowy;
• łatwiejsze przetwarzanie faktur w dowolnym formacie.

Aby wykorzystać jego pełny potencjał, warto świadomie wybrać konkretne rozwiązanie.

Elektroniczna wymiana danych: jak wybrać odpowiedni system?

Oto czynniki, które warto uwzględnić przy wyborze systemu EDI.

Zakres oferowanego wsparcia technicznego

Wdrożenie i korzystanie z EDI wymaga dodatkowego nakładu pracy. Warto się zatem upewnić, że nie będzie on musiał obciążać Twojego zespołu IT. Zwróć uwagę na to, jaki jest zakres wsparcia serwisowego i w jakich godzinach jest ono świadczone. Ta kwestia może być szczególnie ważna, jeżeli działasz na rynku międzynarodowym i nawiązujesz komunikację z partnerami w Azji czy Amerykach.

Skalowalność systemu EDI

Innych rozwiązań z zakresu EDI potrzebują małe i średnie firmy z niewielką ilością dokumentów, a innych – duże korporacje prowadzące wymianę danych w znacznie szerszym zakresie. Upewnij się więc, że dany system jest dostosowany do oczekiwań i skali działalności Twojego biznesu. Przykładowo, czy jest możliwe korzystanie z internetowego portalu EDI? To może być rozwiązanie dla mniejszych firm, które chcą szybko rozpocząć komunikację tą metodą, a jednocześnie pragną zoptymalizować koszty.

Kompatybilność z systemami partnerów handlowych

Elektroniczna wymiana danych ma Ci służyć do komunikacji z kontrahentami. Zanim więc wybierzesz konkretny system, sprawdź, z jakiego korzystają Twoi partnerzy. Warto zdecydować się na takie rozwiązanie, które będzie z nim kompatybilne. Dzięki temu wdrożenie będzie prostsze i szybsze, a komunikacja – bezbłędna i niezakłócona.

Funkcjonalność systemu EDI

Czy rozwiązania, które oferuje dane środowisko, wpisują się w Twoje oczekiwania biznesowe? Zwróć uwagę np. na to, czy możesz skorzystać z dodatkowych usług. Istotne będą np. automatyzacja walidacji danych i translacji formatów, jak również opcja skorzystania z cyfrowego archiwum czy monitoringu biznesowego.

Doświadczenie dostawcy EDI

Zwróć także uwagę na doświadczenie oraz renomę firmy odpowiedzialnej za wdrożenie EDI. Dlaczego to takie ważne? Ponieważ to ona będzie odpowiedzialna za wprowadzenie Cię w świat elektronicznej wymiany danych, a także elastyczne dopasowanie rozwiązań do potrzeb Twojego biznesu i wsparcie przy korzystaniu z możliwości EDI. Dobrym wyborem może być np. partner, który działa na rynku międzynarodowym od wielu lat i proponuje kompleksowe portfolio usług. W te kryteria wpisuje się np. Grupa EDITEL, obecna w branży od ponad 40 lat i operująca w wielu krajach Europy.

Podsumowując, do wyboru systemu EDI warto podejść z dużą dozą cierpliwości i podjąć decyzję w świadomy, przemyślany sposób. Może ona zaważyć na kierunku rozwoju Twojego biznesu.