Jak zacząć automatyzację procesów biznesowych w firmie?

Automatyzacja procesów biznesowych – co to jest?

Automatyzacja procesów biznesowych (Business Process Automation, BPA) określana jest krótko jako optymalizacja i automatyzacja przepływu pracy. Główny cel tych działań to poprawa wydajności organizacji. Najprościej rzecz ujmując, narzędzia do automatyzacji poprawiają możliwości wykonawcze przedsiębiorstwa. Może to oznaczać m.in. terminową realizację umowy z klientem czy bezbłędne wykonywanie zadań.

5 praktycznych przykładów automatyzacji procesów biznesowych

Firmy z niemal wszystkich sektorów gospodarki decydują się na implementację rozwiązań technologicznych, które optymalizują ich przepływ pracy. Począwszy od sektora FMCG, przez firmy logistyczne czy produkcyjne, na branży finansowej kończąc.

1.      Automatyzacja procesów logistycznych w firmie produkcyjnej

Branża produkcyjna stoi dziś przed wieloma wyzwaniami. Wśród nich znajdują się procesy rozwijania produktów i technologii, problemy z zasobami ludzkimi, bezpieczeństwo cybernetyczne czy konserwacja zapobiegawcza. Kluczowe okazuje się jednak sprostanie trudnościom związanym ze skomplikowanym łańcuchem dostaw.

Brak standaryzacji procesów wewnątrz magazynu skutkuje często opóźnieniami oraz komplikacjami w zlokalizowaniu i rezerwacji odpowiednich sprzętów. Powoduje to spore problemy w zarządzaniu zadaniami pracowników oraz ich codzienną współpracą. W takiej sytuacji rozwiązania technologiczne FlowDog pomogły uporządkować i zautomatyzować procesy logistyczne w halach wielu firm z branży produkcyjnej.

Przedsiębiorstwa z ogromnym doświadczeniem i jednocześnie licznymi sukcesami na koncie muszą iść z duchem czasu i otwierać się na nowe technologie, by nieustannie się rozwijać. Narzędzia do automatyzacji umożliwiają realizację wielu postępowych działań, które przynoszą firmom szereg realnych korzyści. Jest to możliwe poprzez wdrożenie systemu rezerwacji miejsc, dostarczenie platformy do komunikacji między pracownikami czy implementację aplikacji do zarządzania pracą w magazynie.

2.      Uporządkowanie obiegu dokumentów i rejestracja czasu pracy

Potentaci w branży każdego dnia muszą rzetelnie i fachowo wykonywać swoje zadania, a jednocześnie dbać o wysoką jakość obsługi klienta i przy tym wszystkim realizować cele operacyjne. W takim przypadku trudno mówić o powodzeniu bez wdrożenia aplikacji do automatycznego obiegu dokumentów, zarządzania delegacjami czy rejestracji czasu pracy.

Z usług FlowDog niejednokrotnie skorzystały już firmy, które wcześniej nie używały żadnej platformy do automatyzacji procesów biznesowych. Jedną z nich był największy na świecie producent wózków sklepowych i wózków bagażowych. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, modułu delegacji, rejestracji czasu pracy i archiwum dokumentów uczyniło codzienne wykonywanie zadań prostszym i wydajniejszym.

3.      Wdrożenie aplikacji do zdalnej kontroli jakości pracy w architekturze rozproszonej

Zdalna kontrola pracy zespołów w architekturze rozproszonej w różnych obiektach to rozwiązanie must-have. Kluczowa w tym przypadku jest też automatyzacja w zakresie elektronicznej dokumentacji obiektu. Firmy sprzątające, konserwacyjne czy ochrony mienia zyskują dzięki systemom do automatyzacji procesów możliwość definiowania patroli i posterunków czy przydzielania zadań. Niezwykle wartościowa jest funkcja dokumentowania jakości wykonanej obsługi.

4.      Automatyzacja procesów biznesowych w rekrutacji pracowników

Automatyzacja procesów biznesowych z powodzeniem wykorzystywana jest do porządkowania czynności rekrutacyjnych. To ogromne ułatwienie dla działu HR. Dzięki niemu zespoły zarządzania zasobami ludzkimi mają dostęp do wszelkich informacji o kandydatach oraz pracownikach w jednym miejscu.

Uporządkowany system usprawnia mierzenie zapotrzebowania na nowe wakaty i zwiększa efektywność rekrutacji. Specjalnie zaprojektowane moduły ułatwiają też prowadzenie obiegu dokumentów kadrowych czy automatyczne uzupełnianie niezbędnych danych.

5.      Automatyzacja zarządzania zgłoszeniami i dokumentacji usług

Mnogość projektów i brak strategii oraz narzędzi do ich standaryzacji to droga donikąd. Z biegiem czasu problemy w postaci opóźnień i utraty kontroli nad zadaniami zaczynają się nawarstwiać. Z FlowDog można w pełni dostosować narzędzia automatyzacji do wypracowanych już w firmie procesów i jednocześnie usprawnić wykonywanie dotychczasowych zadań. Wdrożenie innowacyjnych modułów zapewnia udokumentowanie całego procesu zgłoszeń serwisowych w jednym miejscu oraz pozwala na stały dostęp do danych zarówno klientom, jak i koordynatorom. Dzięki temu klienci zyskują:

• możliwość rejestracji klientów oraz wprowadzenia danych kontaktowych i posiadanych urządzeń
• możliwość wprowadzania poprzez platformę zgłoszeń serwisowych
• automatyczne przydzielanie zgłoszeń do zespołów serwisowych
• płynne przekazywanie informacji między klientem, koordynatorem systemu a serwisantem (poprzez automatyczne powiadomienia)
• możliwość anulowania wprowadzonych zgłoszeń oraz przerwania rozpoczętych procesów.

5 podstawowych faz automatyzacji procesów biznesowych

Bez względu na to, w jakiej branży firma działa, jaka jest jej wielkość oraz które procesy chce zautomatyzować, powinna ona przejść przez 5 podstawowych faz automatyzacji procesów biznesowych. To niezbędne, by narzędzia zostały prawidłowo zaimplementowane i były wykorzystywane wydajnie.

1.      Identyfikacja i ocena procesów do automatyzacji

Zlecenie do jednoczesnej automatyzacji wszystkich procesów w firmie byłoby czymś pożądanym. Jednak to droga na skróty, która tak naprawdę nie istnieje. Pierwszy krok do implementacji BPA to identyfikacja najważniejszych tzw. wąskich gardeł. Jednak nie każdy proces będzie najlepszym przykładem na początek. W celu dokonania słusznej identyfikacji należy podążać za następującymi wskazówkami:

• Proces jest wysoce ustandaryzowany.
• W procesie często pojawiają się ludzkie błędy.
• Obsługa procesu odbywa się w wielu systemach.
• Proces podlega niewielkiej zmienności.

Przede wszystkim warto zapytać pracowników, które zadania są dla nich monotonne. Należy też przeprowadzić wywiad z poszczególnymi działami na temat wyzwań, z jakimi mierzą się podczas wykonywania codziennych zadań.

2.      Przygotowanie do wdrożenia automatyzacji procesów biznesowych

Implementacja narzędzi do automatyzacji procesów biznesowych powinna być poprzedzona także pytaniami o to, w jakim stopniu proces stanowi działalność firmy, ile działów uczestniczy w jego realizacji i jakich efektów oczekujemy od jego automatyzacji. Zebranie odpowiedzi na te pytania umożliwi przygotowanie strategii wdrożeniowej.

Niezbędne jest też przedstawienie dostawcy narzędzi BPA sposobu funkcjonowania firmy, jej celów biznesowych, pozycji na rynku czy kultury pracy. Należy dopytać go o możliwość szkolenia pracowników oraz dostępność materiałów edukacyjnych dotyczących wdrażanej technologii.

Implementacja nowego rozwiązania powinna być poprzedzona diagnozą istniejącej architektury IT firmy. Wprowadzenie kolejnego systemu informatycznego bez należytego uwzględnienia zależności obecnej infrastruktury współzależnych systemów może przynieść efekt odwrotny do oczekiwanego. Skutecznym rozwiązaniem w tym przypadku są narzędzia niskokodowe (ang. low code). Zapewniają one często szerokie możliwości integracyjne przy jednoczesnym zachowaniu możliwości autonomicznego funkcjonowania. Wówczas firma nie musi martwić się o wysokie koszty utrzymania systemu czy trudności z aktualizacją systemów bądź kwestiami ich dostosowywania.

3.      Wybór dostawcy oprogramowania do automatyzacji procesów biznesowych

Analiza rynku dostawców platform do automatyzacji procesów biznesowych powinna być solidnie i rzetelnie przeprowadzona. To inwestycja, która ma przynieść oczekiwane ROI, dlatego ważne jest poznanie szczegółów o dostawcy. Warto porównać kilka otrzymanych, indywidualnych ofert. W poszukiwaniach nie należy ograniczać się terytorialnie. Z powodzeniem można uwzględnić firmy z innych miast czy województw. Zalecane jest dopytanie o polecenia na portalach czy grupach branżowych i sprawdzenie referencji potencjalnego kontrahenta.

Oczywiście należy zweryfikować możliwości integracji oferowanej technologii. System BPA powinien być dopasowany do potrzeb firmy. Należy więc zwrócić uwagę na to, czy kontrahent jest w stanie dostarczyć nam najważniejsze rozwiązania, jakich potrzebujemy – na przykład opcję gromadzenia i przetwarzania niezbędnych informacji i dokumentów w jednym miejscu oraz dostęp do tych danych w czasie rzeczywistym. Każdy zainteresowany powinien też rozważyć sposób przechowywania danych – czy stać go utrzymanie własnego serwera, czy może warto skorzystać z chmury, która jest tańszym rozwiązaniem.

4.      Zarządzanie wdrożeniem automatyzacji procesów biznesowych

Do zarządzania wdrożeniem i sytuacją powdrożeniową należy wyznaczyć koordynatora. Będzie on w tym czasie odgrywał niezwykle ważną rolę. Do jego głównych obowiązków powinno należeć przyjmowanie wniosków, uwag i skarg użytkowników systemu. Taka osoba powinna też przygotowywać sprawozdania dla zarządu oraz będzie odpowiedzialna za kontakt i forsowanie pomysłów do dostawcy aplikacji.

5.      Analiza działań w zakresie automatyzacji

Inwestycja w platformę do automatyzacji procesów biznesowych musi być na bieżąco poddawana analizie. Bez tego organizacja nie będzie w stanie ustalić, czy rzeczywiście osiągnęła zakładane na początku cele. Monitorowane powinny być takie kwestie jak:

• poczynione oszczędności
• poziom wzrostu wydajności
• poziom redukcji popełnianych błędów
• zmniejszenie liczby opóźnionych zamówień czy zleceń
• zadowolenie pracowników.

Analiza umożliwia prowadzenie cyklu ciągłego doskonalenia i optymalizowania coraz to większej liczby procesów, która będzie wnosić realną wartość dodaną do organizacji. Automatyzacja procesów biznesowych nie powinna być wdrażana jako sztuka dla sztuki lub dlatego, że „wszyscy to robią”. Inwestycja w technologię musi być przemyślana. Warto poświęcić więcej czasu na wszelkie czynności poprzedzające wdrożenie, by w późniejszym czasie notować zyski i stawać się jeszcze bardziej konkurencyjną firmą.