Jakie zalety ma elektroniczny obieg dokumentów w firmie?

Rozwój technologii sprawił, że z jeszcze większą łatwością możesz zadbać o automatyzację pracy w firmie, poprawić organizację i przepływ informacji. Dzięki temu przedsiębiorstwo będzie funkcjonowało jeszcze lepiej. Jednym ze sposobów na to jest elektroniczny obieg dokumentów. Sprawdź, jakie zalety ma to rozwiązanie.

5 zalet elektronicznego obiegu dokumentów

Większa efektywność

Oczywiście jedną z najistotniejszych zalet elektronicznego obiegu dokumentów jest poprawa efektywności pracy. Dba o to większa automatyzacja procesów, możliwość sprawnego rozdzielania projektów oraz łatwe zarządzanie dokumentami. Nareszcie pracownicy nie będą musieli poświęcać czasu na drukowanie, podpisywanie czy przenoszenie dokumentów. Pozwala to na znaczne zaoszczędzenie czasu i usprawnienie pracy wielu podmiotów.

Zwróć również uwagę na możliwość ograniczenia czasu potrzebnego na wyszukiwanie dokumentów. Specjalna platforma sprawia, że uprawnione osoby mogą w ciągu dosłownie chwili dotrzeć do niezbędnych informacji. Z pewnością to bardzo przydatna zaleta np. podczas kontroli skarbowej bądź w trakcie procesów rekrutacyjnych.

Mniejsza ilość błędów

Nareszcie zapomnisz o błędach na fakturach, umowach itp. Dba o to elektroniczny obieg dokumentów, który sprawi, że pracownicy nie będą musieli ponownie wypełniać czy korygować informacji. Skutecznie umożliwia to wyeliminowanie czynnika ludzkiego z niektórych procesów. Szczególnie dbają o to platformy wykorzystujące mechanizmy sztucznej inteligencji. W takim przypadku narzędzie ma dodatkową funkcję analizy danych, weryfikacji ich poprawności, a także informowania o pojawieniu się ewentualnych niebezpiecznych operacjach bądź błędach.

Choć oczywiście nawet najbardziej dopracowana sztuczna inteligencja nie pozwala wyeliminować wszystkich błędów, to jednak ich ilość będzie skutecznie ograniczona. Tym samym dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów znacznie zmniejszy się margines błędów, a to wpłynie pozytywnie na jakość wykonywanych zadań. 

Łatwy dostęp do potrzebnych danych

Korzystanie z jednej platformy sprawia, że masz bezproblemowy dostęp do wszystkich potrzebnych danych. Z jej poziomu możesz także wykonywać poszczególne zadania, uzupełniać informacje, przesyłać dokumenty lub je archiwizować. To spore ułatwienie nie tylko w przypadku firm, które pracują zdalnie, ale też przedsiębiorstw o bardziej rozbudowanej strukturze z kilkoma działami czy nawet filiami.

Musisz tylko pamiętać o tym, że korzystanie z platformy do obiegu dokumentów wymaga stałego dostępu do Internetu. Dzięki temu zyskasz dostęp do informacji – bez względu na miejsce, gdzie się aktualnie znajdujesz. Większość nowoczesnych rozwiązań jest też dostosowana do urządzeń mobilnych, co jeszcze bardziej ułatwia pracę bądź kontrolę poszczególnych zadań.

Ochrona przed utratą danych

Każda firma powinna zadbać o jak najskuteczniejszą ochronę danych. Wpływ ma na to m.in. sposób zarządzania dokumentami. Tradycyjna forma, czyli papierowe wersje są dość niepewne i z łatwością mogą się zniszczyć lub trafić w niepowołane ręce. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala ograniczyć takie ryzyko. Przede wszystkim ze względu na bezpieczeństwo przesyłanych danych i archiwizowanych dokumentów. Umożliwia to zaawansowana, wielopoziomowa kontrola dostępu. Możesz także zadecydować, kto z pracowników ma dostęp do konkretnych informacji i danych.

Ograniczenie kosztów księgowania

Elektroniczny obieg dokumentów pozwoli Ci zaoszczędzić pieniądze w firmie. Z czego to wynika? Przede wszystkim z szybszych procesów księgowania, usprawnień przepływu należności, ale również z redukcji wykorzystania papieru, a także ograniczenia przestrzeni wykorzystywanej do przechowywania dokumentów. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów możesz bez problemów analizować budżet firmy, monitorować sytuację finansową przedsiębiorstwa, szybciej zatwierdzać faktury kosztowe i planować przyszłe wydatki.