Ustawa o sygnalistach w Polsce: kiedy wchodzi? Jakie obowiązki?

Wiele wskazuje na to, że już wkrótce wejdzie w życie polska ustawa o sygnalistach. Nic więc dziwnego, że temat tej ustawy oraz związanej z nią dyrektywy whistleblowing coraz częściej pojawia się w przestrzeni publicznej. Zmiany są przy tym duże, a dla podmiotów zatrudniających co najmniej 50 pracowników oraz przedsiębiorstw działających w specyficznych branżach, wygenerują wiele nowych obowiązków.

Co jednak dokładnie zakłada ustawa o sygnalistach, czym jest sygnalista oraz whistleblowing i dlaczego jest to tak gorący temat? Jak firmy powinny się przygotować i jaką aplikację dla sygnalistów wdrożyć, aby spełnić wymogi ustawy? Przeczytaj niniejszy wpis i dowiedz się więcej.

Wstęp: czyli kim jest sygnalista i co to jest Dyrektywa whistleblowing?

Zanim o tym, co dokładnie zakłada polska ustawa o sygnalistach, należy powiedzieć krótko o jej genezie. Ustawa ta będzie bowiem implementacją dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r., określanej mianem dyrektywy whistleblowing lub dyrektywy o sygnalistach.

Czym jednak jest whistleblowing? Whistleblowing to proces raportowania o nieprawidłowościach i naruszeniach prawa, które dotyczą konkretnego miejsca pracy i które zgłasza sygnalista (czyli whistleblower).
Sygnalista, będący najczęściej pracownikiem danego miejsca pracy lub osobą w inny sposób z nim związaną, zgłaszając nieprawidłowość, naraża się na przykre tego konsekwencje. Dla całego interesu publicznego potrzebne jest więc zagwarantowanie mu stosownej ochrony. Chęć zagwarantowania tej ochrony była głównym powodem, dla którego utworzono dyrektywę whistleblowing i dla którego teraz powstaje projekt polskiej ustawy o sygnalistach. 

Czym jest Ustawa o sygnalistach w Polsce?

Ustawa o sygnalistach w Polsce jest więc aktem, który gwarantować ma sygnalistom odpowiednią ochronę. Regulacje krajowe w dużej mierze powtarzają przy tym założenia unijnej dyrektywy o ochronie sygnalistów.

Jakie są najważniejsze z tych założeń?

1. Istniejący dla szeregu podmiotów obowiązek zapewnienia infrastruktury, pozwalającej na raportowanie naruszeń w sposób prosty, rzetelny, bezpieczny i przede wszystkim chroniący sygnalistów;
2. Obowiązek wyboru odpowiednich osób do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania reakcji;
3. Ochrona danych osobowych i przechowywania informacji dotyczących zgłoszeń;
4. Obowiązek przekazywania konkretnych danych dotyczących zgłoszeń do odpowiednich organów państwowych;
5. Odpowiedni, odgórnie ustalony czas reakcji na zgłoszenia.

Termin wejścia w życie ustawy o sygnalistach w Polsce. Czyli od kiedy sygnalista będzie chroniony?

Polska ustawa o ochronie sygnalistów jest obecnie na etapie projektu, który trafił już pod obrady Stałego Komitetu Rady Ministrów.

Tempo prac projektowych jest bardzo wysokie. Powodem tego jest przede wszystkim działanie Komisji Europejskiej, która ze względu na nieprzyjęcie przez Polskę właściwych przepisów dyrektywy whistleblowing dotyczących ochrony sygnalistów, wniosła skargę do Trybunału Sprawiedliwości.

Mając to na uwadze, należy oczekiwać, że krajowa ustawa whistleblowing będzie gotowa oraz uchwalona już w najbliższych miesiącach.

Nadmienić należy też, że wśród ostatnich poprawek projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, znalazła się również poprawka, która zakłada, aby wejście w życie tego aktu (a przynajmniej jego zdecydowanej części) nastąpiło już 2 miesiące od dnia ogłoszenia. Będą również przepisy, które wejdą od razu po podpisaniu ustawy sygnalistów przez prezydenta.

Temat należy więc stale monitorować – szczególnie jeżeli obowiązki wynikające z opisywanych regulacji będą nas obejmować.

Kogo dotyczy ustawa o sygnalistach?

Ustawa o ochronie osób zgłaszających dotyczy przede wszystkim sygnalistów, którymi w zależności od sytuacji może się stać każdy z nas.

Obowiązek wprowadzenia rozwiązań pozwalających na ich ochronę, nałożony zostanie natomiast na określone podmioty. Podmiotami tymi, zgodnie z dyrektywą o sygnalistach oraz polskim projektem ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, będą:

1. Organy publiczne (w tym m.in. jednostki samorządu terytorialnego oraz jednostki organizacyjne gmin i powiatów, które liczą co najmniej 10 000 mieszkańców);
2. Przedsiębiorstwa zatrudniające co najmniej 50 pracowników;
3. Przedsiębiorstwa, które wykonują działalność w zakresie:

• usług, produktów i rynków finansowych,
• przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
• bezpieczeństwa transportu,
• ochrony środowiska.

Jak możesz się przygotować?

Wdrożenie nowych przepisów związanych z ochroną sygnalistów, dla wielu podmiotów wiązać się będzie z koniecznością wdrożenia specjalnych regulacji wewnętrznych (w tym przede wszystkim regulaminu whistleblowing i wszelkich procedur związanych z sygnalistami).

Regulacje te określać będą m.in.:

1. Zasady dokonywania zgłoszeń;
2. Zasady potwierdzania przyjęcia zgłoszeń;
3. Sposoby przekazywania zgłoszeń;
4. Zasady podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszonymi nieprawidłowościami;
5. Maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej;
6. System zachęt do korzystania z procedury whistleblowing i przygotowanej do tego platformy;
7. Osoby odpowiedzialne za prawidłowo funkcjonujący proces whistleblowingu (w tym osoby odpowiedzialne za: przyjmowanie zgłoszeń, analizę każdego zgłoszenia oraz podejmowanie działań następczych);
8. Przejrzyste i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych.

Do prawidłowego stosowania przyjętych regulacji wewnętrznych, konieczne będzie również ustanowienie skutecznych mechanizmów i procesów oraz stosownych rozwiązań technologicznych.

Zmiany są więc duże i wieloaspektowe. Przygotowywać się do nich można jednak już teraz, korzystając z wiedzy specjalistów oraz gotowych, skrojonych na każdą miarę, rozwiązań.  

Incognitee: platforma do zgłaszania naruszeń dla sygnalistów

Jednym z takich rozwiązań jest aplikacja dla sygnalistów Incognitee. Jest to sprawdzone narzędzie, przygotowane na podstawie najnowszych przepisów, które umożliwia efektywne ich wdrożenie w każdej organizacji.

Platforma Incognitee to przede wszystkim odpowiednia gwarancja ochrony zgłaszających oraz szereg przydatnych w całym procesie funkcji. Aplikacja sygnalistów pozwala m.in. na wgląd w każdą zgłoszoną sprawę na każdym jej etapie oraz komunikację pomiędzy sygnalistą a osobą, która daną sprawą się zajmuje.