Prowadzenie firmy zgodnie z wymogami prawnymi. Kiedy warto zdecydować się na usługi archiwistyczne?

Czym jest archiwizacja dokumentów i na czym polega?

Archiwizacja to szeroko zakrojone usługi przechowywania dokumentów. Usługi archiwistyczne oferowane przez Archiveo obejmują profesjonalne segregowanie, katalogowanie oraz przechowywanie dokumentacji. W naszej firmie staramy się być na bieżąco ze zmianami w prawie, aby zapewnić klientom najwyższą jakość. Ustawa mówiąca o tym, jak przechowywać dokumenty obowiązuje w Polsce od lat. Do zasad w niej zawartych zobowiązane są podmioty oraz osoby prowadzące działalność gospodarczą. 

Według polskiego prawa zobowiązane są do niej wszystkie firmy, niezależnie od wielkości czy branży. W takim samym stopniu dotyczy to przedsiębiorstw państwowych i niepaństwowych. Celem tego jest zwiększenie transparentności w biznesie. 

Obowiązek archiwizacji - dlaczego należy powierzyć to profesjonalnej firmie? 

Przechowywanie dokumentów jest procesem, który powinien być wykonywany zgodnie z wytycznymi w odpowiedni sposób. Archiwizacja to nie tylko kolejny z wymogów, które mogą wydawać się zbędne. Tylko systematyczne segregowanie i katalogowanie dokumentów pozwala zwiększyć wydajność firmy. To także szybsza obsługa klienta, gdyż do dokumentów można sięgnąć w kilka sekund, bez konieczności poświęcania dodatkowego czasu na odnalezienie właściwej kopii. 

Pogrupowanie i uszeregowanie dokumentów może wydawać się proste. Jednak cały sekret tkwi w utrzymywaniu porządku w dokumentach. 

 Obowiązek archiwizacji dokumentów obowiązuje w Polsce i dotyczy firm zarówno z sektora państwowego, jak i prywatnego.

Grupowanie i segregacja minimalizują zagrożenie zgubienia dokumentu. W wielu przypadkach zawieruszenie się jakiejś kopii może mieć poważne konsekwencje prawne. 

Najważniejszym argumentem za powierzeniem archiwizacji dokumentów profesjonalnej firmie są wymogi prawne. Oprócz tego, że przepisy nakazują katalogowanie dokumentów w wersji papierowej lub digitalnie, ustawa o archiwizacji powiązana jest z prawem dotyczącym ochrony własności intelektualnej. Kwestie ochrony prywatności klientów przedsiębiorstwa jest jednym z obowiązków. W przypadku wycieku danych firma może mieć poważne problemy prawne.  

Profesjonalna archiwizacja dokumentów gwarantuje bezpieczeństwo danych osobowych klientów danego przedsiębiorstwa. 

Najważniejsze wymogi prawne dotyczące archiwizacji 

Obowiązek przechowywania dokumentów jest zróżnicowany, w zależności od ich typu oraz rodzaju:

1. Księgowe dokumenty przedsiębiorstwa muszą być archiwizowane przez pięć lat.

2. Regulacje prawne dotyczące określonej działalności gospodarczej wystawione od początku tego roku muszą być przechowywane przez dziesięć lat. 

Polskie prawo reguluje przepisy dotyczące właściwego przechowywania dokumentów w przedsiębiorstwie.

Archiwizacja dokumentów musi być odpowiednio zaplanowana. Pozwoli to na efektywniejsze segregowanie aktów prawnych. Warto podzielić je zgodnie z wymogami dotyczącymi czasu przechowywania. Całość można podzielić na grupy A i B. W kategorii A warto sklasyfikować jedynie najważniejsze dokumenty, w tym te, które trzeba przechowywać nawet do końca życia. Jest ich znacznie mniej, więc łatwiej je wyodrębnić. Druga kategoria to dokumenty niearchiwalne, a więc których przechowywanie nie jest konieczne z perspektywy prawnej, jednak warto je zatrzymać z uwagi na klientów. 

Archiwizacja dokumentów - zdecyduj się na usługi Archiveo!

Archiwizacja dokumentów wymaga przestrzegania przepisów prawa. Wobec tego firma się tym zajmująca powinna dostosowywać zakres usług do regulacji zawartych w ustawie. Biorąc pod uwagę, że niektóre dokumenty są szczególnie tajne, w tym dane klientów, nie warto ryzykować wycieków i zminimalizować szansę dostania się ich w niepowołane ręce. Obowiązek archiwizacji może być powierzony profesjonalnej firmie. 

Prowadzona przeze mnie firma Archiveo od lat zajmuje się profesjonalnym segregowaniem i przechowywaniem dokumentów według obowiązujących przepisów. Wszystkie procesy prowadzimy zgodnie z oczekiwaniami klientów. Staramy się być transparentni, więc na bieżąco informujemy klientów o pojawiających się zmianach. 

Archiveo
ul. Okrzei 31-33
68-200 Żary

tel.: +48 730 251 081
https://archiveo.pl/kontakt/