Program do faktur VAT - wystawianie faktur nigdy nie było prostsze! Jak wybrać najlepszy?
Odpowiednie uporządkowanie dokumentów to podstawa przy prowadzeniu firmy. Jednak z fakturami w formie papierowej trudno to utrzymać. Dlatego też, zamiast wciąż gromadzić sterty dokumentów, coraz więcej przedsiębiorców stawia na programy do wystawiania faktur VAT. Sprawdźmy, jak działają takie programy i dowiedzmy się, jak wybrać najlepszy dla swojej firmy!
Jak działa program do faktur VAT?
Przedsiębiorca prowadzący działalność sprzedażową, przy każdej transakcji ma obowiązek wystawienia odpowiedniego dokumentu sprzedaży. Przeważnie jest to właśnie faktura. Procedura ta wymaga bardzo dokładnego uzupełnienia wszystkich pól za pomocą odpowiednich danych. Wszystkie jej elementy są ściśle ustalone, dlatego też nie może zabraknąć w nich żadnych danych. Ręczne wypełnianie jest czasochłonne i bardzo łatwo tu o pomyłkę. Proces wystawiania faktury przy pomocy specjalnego programu wygląda zupełnie inaczej.
To łatwy w obsłudze program, który umożliwia automatyczne uzupełnianie większości informacji. Program do faktur VAT wpisze za nas dane kontrahenta — wystarczy podać NIP, a narzędzie po prostu wygeneruje resztę z bazy danych. Dzięki temu czas wykonywania tej formalności skraca się do dosłownie kilku sekund.
Program do faktur VAT oferuje możliwość wyboru szablonu faktury, co pozwala na automatyczne uzupełnianie różnego rodzaju dokumentów. Można użyć go między innymi do faktur eksportowych, faktur zaliczkowych, czy też do faktur końcowych. Warto dodać też, że program do faktur umożliwia bezpieczne przechowywanie wszystkich danych. Dzięki temu można wrócić do nich w dowolnym momencie, bez konieczności przeszukiwania segregatorów.
Program do faktur VAT — najważniejsze funkcje
Wybór programów do faktur VAT jest obecnie naprawdę duży. Na rynku znajdziemy narzędzia o bardzo zróżnicowanym zakresie działania i funkcjach. Oczywiście wszystkie z nich na podstawowym poziomie pozwalają na łatwe wystawianie faktur VAT. Jednak niektóre z nich są wyposażone w znacznie więcej przydatnych funkcji. Warto więc postawić na taki program, którego możliwości zapewnią maksimum korzyści i będą jak najlepiej dopasowane do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Funkcje, które są szczególnie przydatne i warto zwrócić na nie uwagę to przede wszystkim:
- szybkie wystawianie faktur
- możliwość wystawiania faktur w różnych językach
- zgodność szablonów z Krajowym Systemem e-Faktur
- integracja z programem księgowym i innymi aplikacjami
- wykonywanie płatności online
- obsługa różnych dokumentów kosztowych
- wysyłka faktur online
- wyszukiwarka danych
- eksport do różnych formatów
- automatyczna aktualizacja.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze programu do wystawiania faktur?
Warto wybrać taki program do faktur VAT, który będzie jak najlepiej dopasowany do potrzeb konkretnej firmy. Pytanie tylko, jak to zrobić? W tym celu warto zwrócić uwagę na kilka ważnych kwestii. Pierwszą z nich jest poziom zaawansowania takiego narzędzia. Programy do faktur w wersji podstawowej to idealny pakiet przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność. Mają wszystkie najważniejsze funkcje, które umożliwiają obsługę całego obszaru związanego z wystawianiem dokumentów sprzedażowych. Jest tam wszystko, co może być potrzebne małej firmie.
W przypadku średnich przedsiębiorstw warto sięgnąć natomiast po programy do faktur VAT w wersji standard. Tam prócz klasycznych funkcji znajdziemy również kilka dodatków, jak na przykład personalizacja formularzy faktur, czy też adresowanie kopert. Dla dużych firm natomiast dedykowane są programy do faktur VAT w wersji PRO z magazynem i małą księgowością. Oferują one dostęp do narzędzi przydatnych w prowadzeniu różnego rodzaju dokumentacji i nie tylko. Co więcej, są zintegrowane ze sklepami takimi jak Allegro, czy też Prestashop.
Wybierając idealne narzędzie do faktur dla swojej firmy, warto więc porównać możliwości konkretnych programów, by móc dopasować taki, który zapewni optymalizację działań w zakresie prowadzenia dokumentacji. Czy brać przy tym pod uwagę cenę programów? Kupno takiego narzędzia to inwestycja, dlatego liczy się przede wszystkim jego jakość i zakres możliwości.
Program do faktur VAT — dlaczego to dobra inwestycja?
W dzisiejszych czasach wiele firm wciąż wystawia faktury w sposób tradycyjny. Czy to oznacza, że programy do faktur VAT nie są dla każdego? Ależ skąd! To rozwiązanie, które sprawdzi się w każdym przedsiębiorstwie — niezależnie od jego wielkości i skali na jaką działa.
Zastosowanie takiego programu w firmie to przede wszystkim ogromne usprawnienie, dzięki któremu procedura wystawiania faktur będzie nie tylko prostsza, ale i zajmie zdecydowanie mniej czasu. A przecież nie od dziś wiadomo, że czas to pieniądz! Szczególnie w biznesie. Zamiast więc spędzać godziny na wypełnianiu sterty faktur, można wykorzystać go na działania, które będą miały bezpośredni wpływ na rozwój firmy. Warto wspomnieć też, że zastosowanie nowoczesnych oprogramowań znacznie wzmacnia bezpieczeństwo danych kontrahentów. A to dopiero początek listy korzyści, jakie zapewniają programy do faktur VAT. Warto więc wypróbować takie narzędzie w swojej firmie, by przekonać się, jakie to proste i wygodne!
