Jak bezpiecznie przesyłać poufne dokumenty firmowe?
W każdej firmie jest mnóstwo danych i dokumentów. Część z nich zawiera informacje jawne, do których dostęp może mieć każdy. Jednak większość jest poufna, zawiera dane wrażliwe pracowników, informacje o projektach czy kondycji finansowej organizacji. Jak możemy przesyłać tego typu dokumenty, aby mieć pewność, że ich zawartość jest bezpieczna? Dane są czymś, o co trzeba dbać szczególnie. Jest wiele osób, które potrafią wykorzystać pozyskane w nieuczciwy sposób informacje ze szkodą dla nas. O ich ochronie musimy pamiętać w każdych warunkach, również w pracy. W firmach danych jest jeszcze więcej i ostrożność musi być na jeszcze wyższym poziomie. Są jednak takie sytuacje, kiedy niektóre dokumenty trzeba udostępnić czy to poszczególnym pracownikom, czy podmiotom zewnętrznym. Przesyłanie ich mailem lub poprzez publiczne komunikatory do bezpiecznych metod z pewnością nie należy, co więc możemy zrobić?
Virtual Data Room – co to jest i czemu wykorzystać do przesyłania dokumentów?
Dobrym rozwiązaniem będzie Virtual Data Room, czyli elektroniczne repozytorium dokumentów. Za jego pośrednictwem można przechowywać, katalogować i udostępniać dokumenty poszczególnym osobom. Największą zaletą jest duże bezpieczeństwo, jakie się z tym wiąże, ale korzyści jest więcej.
Więcej szczegółów znajdziesz tutaj: https://fordata.pl/
VDR to gwarancja bezpieczeństwa na najwyższym poziomie
Przede wszystkim, aby dostać się do plików znajdujących się w Virtual Data Room, trzeba się zalogować jednorazowym hasłem. Wykorzystuje się tutaj ten sam poziom zabezpieczeń, jaki stosuje się w bankowości elektronicznej i mamy do czynienia z szyfrowaniem algorytmicznym. Decydując się na to rozwiązanie, nie tylko chronimy dokumenty przed tym, by nie miały do nich dostępu osoby nieupoważnione, ale to my decydujemy, jakie mają uprawnienia użytkownicy, jeśli chodzi o możliwość kopiowania bądź edycji pliku. Mało tego, w każdej chwili możemy zweryfikować, kto dokument wyświetlał, o której godzinie to było i co z nim zrobił. Nie jest to jedyne, co tego typu rozwiązanie może nam zaproponować.
Inne zalety
Korzystanie z VDR to również duża oszczędność czasu. Kiedy zamierzamy sprzedać firmę, znaleźć inwestora, czeka nas badanie Due Diligence, musimy przygotować mnóstwo dokumentów. Zaangażowanych w cały proces będzie więcej osób. Niejednokrotnie będą one z różnych części kraju lub świata. Virtual Data Room pozwala przeglądać dokumenty o każdej porze i z dowolnego miejsca, więc nikt nie musi przyjeżdżać do firmy osobiście.
