Co zrobić ze starymi dokumentami księgowymi?
W każdej firmie dokumenty potrafią piętrzyć się przez lata - szczególnie w zakładach gdzie pracuje się z wieloma klientami. Jednak kiedy zakończymy projekty i skończymy nasz rozdział z danym kontrahentem, to co zrobić z dokumentami dotyczącymi ich spraw? Mamy odpowiedź na to pytanie!
Legalny obowiązek przechowywania danych
Niezależnie od formy, czy to nośniki papierowe, czy na przykład dysk w komputerze, to archiwizacja danych jest naszym obowiązkiem. Dokumenty takie jak faktury czy rachunki muszą być przez nas przechowywane przez 5 lat od wydania, natomiast jeśli chodzi o dokumenty związane z zatrudnieniem pracowników ten okres jest dwukrotnie dłuższy. Jak więc zagwarantować bezpieczeństwo plików przez tak długi czas?
Najwygodniejszą opcją jest skanowanie dokumentów Warszawa jest pełna punktów, które mają w swojej ofercie digitalizację plików, jednak wymaga to wyniesienia wrażliwych danych poza obszar firmy, co w ekstremalnych przypadkach może wiązać się z ich utratą. Najlepiej jest zaufać firmom, które gwarantują bezpieczny transport i transfer plików od A do Z.
Co zrobić z dokumentami po upływie pięciu lat?
Natomiast jeśli dokument został wystawiony ponad pięć lat temu, to legalnie możemy się takiego dokumentu pozbyć.
Jednak nie jest to takie proste - i tak musimy zadbać o bezpieczeństwo danych, dlatego utylizacja danych powinna być zlecona odpowiednim organom lub firmom. Bezpieczne niszczenie dokumentów to żmudny proces, jednak na szali leży bezpieczeństwo danych firmy i klientów, a także w przypadku niedopilnowania procedur kontrola z Urzędu Ochrony Danych Osobowych, co może nieść za sobą dotkliwe kary finansowe.
Jakie jest ryzyko nieprawidłowej utylizacji dokumentów?
Poza dotkliwymi karami od UODO, może dojść do sytuacji, kiedy wycieki danych dotkną nas i naszych klientów. W fakturach mogą znajdować się informacje pozwalające na wzięcie pożyczek, kredytów czy nawet kradzież tożsamości osób z którymi współpracowaliśmy lub dla których świadczyliśmy usługi. Za tego typu wydarzenia odpowiadamy my, jako strona przechowująca te dane, która miała zadbać o ich bezpieczeństwo. Dlatego warto nawiązać współpracę z firmami, które zajmują się szyfrowaniem danych i przenoszeniem ich na bezpieczne nośniki. W przypadku awarii systemu lub próby kradzieży są oni w stanie faktycznie pomóc i ich wcześniejsze działania mocno ograniczają ryzyko wystąpienia kradzieży danych. Dlatego sprawdź ofertę firm takich jak hsm-recycling, które są na rynku od lat i zajmują się zabezpieczaniem plików od początku do końca.
Zagwarantuj sobie spokój i oddaj te sprawy w ręce profesjonalistów! Działaj bezpiecznie, działaj legalnie, kiedy o Twoje interesy dba firma archiwizacyjna!
