Zmiany w Kodeksie pracy
Już niedługo wejdą w życie nowe przepisy Kodeksu pracy dotyczące m.in. pracy zdalnej. Zaczną obowiązywać od 7 kwietnia 2023 r. i zastąpią w tym zakresie zapisy tzw. ustawy covidowej, która swego czasu wprowadziła przejściowe rozwiązanie umożliwiające wykonywanie pracy przez pracownika poza siedzibą firmy.
Zdecydowanym plusem nowych przepisów jest próba uregulowania warunków pracy zdalnej, w których wielu z nas pracuje już od 3 lat, tj. od wybuchu pandemii COVID-19. Nowe zapisy rozwiązują dyskusyjne i budzące wiele emocji zagadnienia, jak chociażby to, czy akceptowalne jest podpisywanie dokumentów pracowniczych w formie elektronicznej, a także czy pracodawca powinien zwracać pracownikowi koszty m.in. energii elektrycznej, internetu, wykorzystywanych do pracy zdalnej.
Choć wiele elementów zostało, lub zostanie, uregulowanych w nowelizacji Kodeksu, nie ma co się łudzić, że wyczerpią one wszystkie lub jednoznacznie wskażą postępowanie w konkretnych przypadkach. Dla wielu pracodawców problematycznym pozostaje sposób wyliczenia ekwiwalentu lub ryczałtu z tytułu pokrycia kosztów energii elektrycznej, internetu czy materiałów i narzędzi do pracy (w tym urządzeń technicznych niezapewnionych przez pracodawcę). Przy ustalaniu ekwiwalentu konieczne jest uwzględnienie m.in.: normy zużycia materiałów i narzędzi oraz udokumentowanie ich cen rynkowych, a także ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowej. To - jak nietrudno się domyślić - może być dość wymagającym zadaniem.
W przypadku ryczałtu dodatek powinien odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Wielu specjalistów od prawa pracy sugeruje, że najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest przyjęcie stawki ekwiwalentu za dzień pracy zdalnej (w oparciu o np. rachunki i zużycie prądu, internetu). To z kolei wprowadza obowiązek prowadzenia ewidencji pracy zdalnej i comiesięcznego przeliczania wysokości wypłacanego ekwiwalentu. Inni specjaliści podpowiadają, że ryczałt jest mniej 'uciążliwym' rozwiązaniem. W Twisto zajęliśmy się tym tematem już ponad rok temu. Od tego czasu z powodzeniem funkcjonuje u nas ryczałt z tytułu m.in. zwiększonych kosztów zużycia mediów w ramach pracy w trybie hybrydowym.
Innym wyzwaniem, z jakim zmierzą się pracodawcy, jest zagadnienie BHP oraz wypadków w miejscu wykonywania pracy zdalnej. Do obowiązków leżących po stronie pracodawcy należy m.in.: przygotowanie oceny ryzyka zawodowego w pracy zdalnej, instrukcji BHP oraz oświadczenia o warunkach lokalowych pracownika do wykonywania pracy zdalnej. A to tylko część obowiązków.
Z kolei potrzeba przewidzenia sytuacji, które mogą się zdarzyć podczas wykonywania pracy np. w miejscu zamieszkania, oraz uszczelnienie zapisów w regulaminie (np. zobowiązanie pracownika do wykonywania zadań związanych z obowiązkami, lub odpisywania na maile tylko w godzinach pracy a nie w nocy) pozwoli uniknąć dyskusyjnych kwestii. Chodzi np. o takie sytuacje, jak wypadek podczas wykonywania czynności typowo domowych w godzinach pracy czy komunikacja w nocy. Bez konkretnych zapisów oba te przykłady mogą być kłopotliwe w zakwalifikowaniu, czy był to wypadek w miejscu pracy, czy też praca po godzinach pracy.
Nowe przepisy w zakresie pracy zdalnej nie są jedynymi, które wdrożono lub planuje się wdrożyć w 2023 r. Miesiąc temu weszły w życie przepisy w zakresie kontroli trzeźwości i kontroli pracowników na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu. Z kolei przed nami ustawa nowelizująca m.in. przepisy Kodeksu pracy w celu wdrożenia tzw. dyrektywy work-life balance.
Niemniej warto podkreślić, że mimo wielu znaków zapytania, które nadal są, aktualizacja przepisów z zakresu prawa pracy jest z pewnością krokiem w dobrą stronę. W stronę przeniesienia na grunt prawny aktualnej sytuacji na rynku.